Gesetzliche Regelung zur Arbeitszeiterfassung: aktueller Stand & Gesetzentwurf

Kurz zusammengefasst

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht in Deutschland bereits, obwohl das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) noch nicht entsprechend geändert wurde. Grundlage sind zwei Gerichtsentscheidungen: ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs von 2019 und ein Beschluss des Bundesarbeitsgerichts von 2022. Offen sind vor allem Detailfragen, etwa ob die Erfassung künftig elektronisch erfolgen muss und welche Übergangsfristen gelten.

Der Ausgangspunkt: EuGH-Urteil von 2019

Am 14. Mai 2019 entschied der Europäische Gerichtshof (Rechtssache C-55/18, „CCOO“), dass die EU-Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzurichten. Nur so lasse sich kontrollieren, ob Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten eingehalten werden.

Das Urteil richtete sich an die Staaten, nicht direkt an einzelne Arbeitgeber. Deutschland hat daraufhin zunächst kein Gesetz verabschiedet.

Der Wendepunkt: BAG-Beschluss vom 13. September 2022

Das Bundesarbeitsgericht (Az. 1 ABR 22/21) hat die Frage dann selbst geklärt. Arbeitgeber sind nach § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem Beginn und Ende und damit die Dauer der Arbeitszeit der Arbeitnehmer erfasst werden. Das Gericht legte das deutsche Recht im Licht des EuGH-Urteils aus.

Für Betriebe bedeutet das:

• Die Pflicht gilt seit dem Beschluss, nicht erst nach einer Gesetzesänderung.
• Sie gilt grundsätzlich für alle Arbeitnehmer, nicht nur für Überstunden.
• Eine bestimmte Form ist derzeit nicht vorgeschrieben. Papier, Excel oder eine App sind grundsätzlich möglich, solange das System verlässlich ist.
• Es reicht nicht, ein System nur bereitzustellen. Die Zeiten müssen auch tatsächlich erfasst werden. Die Erfassung kann an die Mitarbeiter delegiert werden, die Verantwortung bleibt aber beim Arbeitgeber.

Was schon vorher galt: ArbZG und Mindestlohngesetz

Unabhängig vom BAG-Beschluss gab es schon länger Aufzeichnungspflichten:

• § 16 Abs. 2 ArbZG: Arbeitszeit, die über acht Stunden pro Werktag hinausgeht, muss aufgezeichnet werden. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.
• § 17 Mindestlohngesetz: Für Minijobber und Beschäftigte in den Branchen nach § 2a Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, darunter Bau, Gastronomie und Gebäudereinigung, müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Tages nach der Arbeitsleistung aufgezeichnet werden. Auch hier gilt eine Aufbewahrungsfrist von mindestens zwei Jahren.
• Für die Pflege gibt es über den Pflegemindestlohn und das Arbeitnehmer-Entsendegesetz vergleichbare Aufzeichnungspflichten.

Viele Betriebe aus Bau, Gastro und Pflege waren also schon vor 2022 zur Erfassung verpflichtet, zumindest für Teile der Belegschaft.

Der Gesetzentwurf von 2023

Im April 2023 legte das Bundesarbeitsministerium einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vor. Die wichtigsten Punkte:

• Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit am Tag der Arbeitsleistung
• grundsätzlich elektronische Erfassung
• gestaffelte Übergangsfristen nach Betriebsgröße, länger für kleinere Betriebe
• Ausnahme von der elektronischen Form für Kleinbetriebe mit bis zu zehn Arbeitnehmern
• Delegation an die Beschäftigten und Vertrauensarbeitszeit sollten möglich bleiben

Dieser Entwurf wurde nicht verabschiedet. Er ist rechtlich nicht verbindlich und dient nur als Hinweis auf die mögliche Richtung.

Aktueller politischer Stand

Im Koalitionsvertrag von CDU/CSU und SPD aus dem Jahr 2025 ist angekündigt, die Pflicht zur elektronischen Arbeitszeiterfassung „unbürokratisch“ zu regeln und dabei angemessene Übergangsregeln für kleine und mittlere Unternehmen vorzusehen. Zudem wird eine Flexibilisierung der Höchstarbeitszeit diskutiert, etwa eine wöchentliche statt einer täglichen Grenze.

Ob und wann ein Gesetz kommt und wie es im Detail aussieht, ist bei Redaktionsschluss offen. Prüfen Sie daher vor wichtigen Entscheidungen den aktuellen Stand.

Was Betriebe jetzt tun sollten

Auf das neue Gesetz zu warten, ist keine gute Strategie, denn die Pflicht besteht bereits. Sinnvoll ist:

1. Für alle Mitarbeiter Beginn, Ende und Pausen erfassen, nicht nur für Minijobber oder bei Überstunden.
2. Ein System wählen, das zeitnah und nachvollziehbar dokumentiert. Nachträglich aus dem Gedächtnis ausgefüllte Zettel sind angreifbar.
3. Aufzeichnungen mindestens zwei Jahre aufbewahren und für Kontrollen, etwa durch den Zoll, griffbereit halten.
4. Bei der Auswahl darauf achten, dass das System auch eine mögliche elektronische Pflicht erfüllen würde. So vermeiden Sie einen zweiten Umstieg.
5. Bei einem Betriebsrat dessen Mitbestimmungsrechte bei der Ausgestaltung beachten.

Wie Employlio dabei hilft

Gerade auf Baustellen, in der Pflege oder im Außendienst scheitert die Erfassung oft an der Praxis: Stempeluhren gibt es nicht, und Stundenzettel werden erst am Wochenende ausgefüllt. Mit Employlio melden Mitarbeiter Arbeitsbeginn, Pausen und Feierabend per WhatsApp, SMS oder Telegram, also mit dem Handy, das sie ohnehin dabeihaben. Eine eigene App müssen sie nicht installieren.

Die Zeiten werden digital mit Zeitstempel gespeichert. So erhalten Sie eine zeitnahe, elektronische Dokumentation, wie sie der BAG-Beschluss verlangt und wie sie auch eine mögliche gesetzliche Pflicht zur elektronischen Erfassung voraussichtlich erfordern würde. Die rechtliche Verantwortung für die korrekte Erfassung bleibt beim Arbeitgeber. Employlio liefert das Werkzeug dafür, keine Rechtsberatung.

So funktioniert die Zeiterfassung per Messenger