Zeiterfassung, so einfach wie eine WhatsApp-Nachricht
Kommen und Gehen per WhatsApp, SMS oder Telegram erfassen – kein Terminal, keine App-Installation, keine Schulung. Genau der Kanal, den Ihr Team schon täglich nutzt.
Ab 3 € pro Mitarbeiter/Monat (zzgl. MwSt.) · drei Tarife · jederzeit kündbar
Wechselnde Teamgröße? Kein Problem: Abgerechnet wird nur, wer das System wirklich nutzt — nicht jeder, der je angelegt wurde.
Beispiel: 5 Saisonkräfte, die nur 2 von 12 Monaten arbeiten, kosten auch nur in diesen 2 Monaten.
Der Kanal, den fast jeder Mitarbeiter schon nutzt.
Funktioniert auf jedem Handy, ganz ohne App-Zwang.
Für Mitarbeiter, die über Telegram kommunizieren.
Vom Chat direkt in die Lohnbuchhaltung
Mitarbeiter stempeln, Employlio sammelt und rechnet – am Ende steht die fertige Auswertung für Excel, CSV oder den Steuerberater.
In drei Schritten startklar
Voraussetzung: ein Account über "Kostenlos testen" oben. Erst danach kann Schritt 1 losgehen.
Mitarbeiter einladen/importieren
Link oder QR-Code teilen oder eine Liste importieren – jeder wählt seinen bevorzugten Kanal: WhatsApp, SMS oder Telegram.
Zeiten per Chat erfassen
Start und Stop per kurzer Nachricht. Keine Installation, kein Login nötig.
Im Dashboard auswerten
Anfragen freigeben, Zuschläge kontrollieren, Zeiten für die Lohnbuchhaltung exportieren.
Als Mitarbeiter, je nach Kanal
- 1.Einladungslink öffnet den Chat mit dem Employlio-Bot in WhatsApp
- 2.Einwilligung einmalig per Antwort bestätigen
- 3.Kommen und Gehen per Stichwort erfassen
- 1.Beitrittscode per SMS an die Employlio-Nummer senden
- 2.Einwilligung per kurzer Antwort-SMS bestätigen
- 3.Kommen und Gehen per Stichwort-SMS erfassen
- 1.Mit dem Employlio-Bot starten und Beitrittscode senden
- 2.Einwilligung einmalig per Knopfdruck bestätigen
- 3.Kommen und Gehen per Chat-Knopf erfassen
Im Dashboard
Alle erfassten Zeiten laufen im Dashboard zusammen. Urlaubs- und Krankmeldungen genehmigen, Überstunden und Zuschläge kontrollieren, am Monatsende exportieren – fertig für die Lohnbuchhaltung.
Einmal durchs Dashboard schauen
Ein kurzer, geführter Rundgang zeigt genau, was im Dashboard passiert, sobald die ersten Zeiten erfasst sind.
Fragen zu einer bestimmten Funktion?
Wir zeigen Ihnen Employlio gern live an Ihrem eigenen Team.
Jetzt Kontakt aufnehmenAlles, was Ihre Lohnbuchhaltung braucht
Employlio übernimmt die komplette Zeiterfassung – von der ersten Chat-Nachricht bis zum fertigen Export für den Steuerberater.
Drei Kanäle, eine Erfassung
Jeder Mitarbeiter wählt bei der Einladung seinen bevorzugten Kanal – WhatsApp, SMS oder Telegram. Alle drei erfassen dieselben Daten, landen im selben Dashboard. Kein Mitarbeiter muss auf ein neues System umsteigen, das er nicht schon nutzt.
Kommen und Gehen per Stichwort
Start und Stop lassen sich per Ein-Wort-Nachricht erfassen (bei Telegram zusätzlich per Chat-Knopf). Employlio erkennt die Eingabe automatisch und ordnet sie dem richtigen Mitarbeiter und der richtigen Uhrzeit zu.
Pausenregeln automatisch angewendet
Gesetzliche Pausenstaffeln werden im Dashboard einmal hinterlegt und danach automatisch auf jede Schicht angewendet – ganz ohne manuelle Nachpflege.
Überstunden mit individuellem Zuschlag
Überstunden werden automatisch aus den erfassten Zeiten berechnet. Zuschlagsprozente lassen sich pro Mitarbeiter hinterlegen, einzeln oder per Mehrfachauswahl für ganze Teams.
Nacht-, Sonntags- und Feiertagszuschlag
Ein konfigurierbares Nachtfenster (z. B. 20:00–6:00 Uhr) und der deutsche Feiertagskalender sorgen dafür, dass Zuschläge automatisch und minutengenau berechnet werden – auch bei Schichten, die über Mitternacht gehen.
Urlaub & Krankmeldung per Chat
Mitarbeiter fragen Urlaub direkt im Chat an oder melden sich krank – die Anfrage erscheint sofort im Dashboard und lässt sich mit einem Klick genehmigen oder ablehnen. Urlaubsanspruch und Resturlaub werden je Mitarbeiter und Jahr automatisch mitgeführt.
DSGVO-konformer Opt-in
Bevor ein Mitarbeiter Employlio nutzt, bestätigt er aktiv die Nutzung des gewählten Kanals. Zeitpunkt und Wortlaut der Einwilligung werden protokolliert und sind im Dashboard jederzeit einsehbar.
Export für die Lohnbuchhaltung & ERP-Anbindung
Alle erfassten Zeiten, Zuschläge und Personalkosten lassen sich als PDF oder Excel exportieren – aufbereitet für die Übergabe an den Steuerberater, die eigene Lohnbuchhaltung oder die Anbindung an Ihr ERP-System per CSV.
Optionales Standort-Stempeln per QR-Code
Für Betriebe mit festen Standorten oder Baustellen: ein QR-Code vor Ort bestätigt, dass die Zeiterfassung von dort erfolgt ist. Es wird kein GPS-Standort oder Bewegungsprofil erfasst.
Für jede Branche gemacht
Bau
Wechselnde Baustellen, wechselnde Kollegen – trotzdem lückenlos erfasst, ganz ohne Terminal auf der Baustelle.
Pflege
Schichtdienst und kurzfristige Vertretungen – Zeiten werden erfasst, wo sie entstehen, nicht erst im Büro.
Gastro
Volle Küche, wenig Zeit für Verwaltung – Stempeln geht schneller als ein Handgriff.
Handwerk
Vom Meisterbetrieb bis zum Team unterwegs – Zeiten laufen automatisch im Büro zusammen.
Außendienst & IT
Unterwegs beim Kunden statt im Büro – Zeiten werden erfasst, egal wo der nächste Termin ist.
Personalisierte Anpassung an Ihre Bedürfnisse ist nach Absprache möglich.
Transparent gestaffelt statt stückweise verkauft
Bei manchen Anbietern ist der Basispreis niedrig, aber Dinge wie der DATEV-Export kosten extra. Bei uns ist von Anfang an klar, was in welchem Tarif enthalten ist — DATEV-Export inklusive ab Profi, ohne separates Zusatzmodul.
Für den Einstieg — reine Zeiterfassung.
zzgl. 19 % MwSt. (3,57 € brutto)
- ✓ WhatsApp, SMS & Telegram inklusive
- ✓ Mitarbeiterverwaltung & Selbst-Anmeldung per QR-Code
- ✓ Zeiten-Export (CSV) für die Lohnbuchhaltung
- ✓ Nur zahlen, was wirklich genutzt wird
Für Betriebe mit Überstunden, Urlaub & Steuerberater.
zzgl. 19 % MwSt. (4,76 € brutto)
- ✓ Alles aus Basis
- ✓ Überstunden-, Nacht-, Sonntags- & Feiertagszuschlag automatisch
- ✓ Urlaubsverwaltung & Krankmeldungen per Chat
- ✓DATEV-Export inklusive — kein Zusatzmodul wie bei anderen Anbietern
Für Betriebe mit eigener Buchhaltung.
zzgl. 19 % MwSt. (7,14 € brutto)
- ✓ Alles aus Profi
- ✓ Arbeitszeitgesetz-Warnungen auf einen Blick
- ✓ Dokumentenfristen mit automatischer KI-Erkennung
- ✓ Urlaubsrückstellung & Personalkostenquote
💡 Nur zahlen, was wirklich läuft
Mitarbeiter bleiben im System — abgerechnet wird nur, wer diesen Monat wirklich gearbeitet, Urlaub oder Krankheit erfasst hat. Kein manuelles An- oder Abmelden.
Beispiel Tarif Profi (4 €/Mitarbeiter) · 10 Festangestellte + 5 Subunternehmer, nur 2 von 12 Monaten im Einsatz · monatliche Abrechnung, keine Einrichtungsgebühr, jederzeit mit 14 Tagen Frist zum Monatsende kündbar.
Häufige Fragen
Brauchen meine Mitarbeiter eine App?
Nein. WhatsApp, SMS oder Telegram reichen – Apps, die auf den Handys Ihrer Mitarbeiter ohnehin schon installiert sind. Es gibt keine zusätzliche Employlio-App zum Installieren.
Was kostet Employlio wirklich?
Drei Tarife: Basis 3 €, Profi 4 € (inkl. DATEV-Export, keine Extrakosten wie bei anderen Anbietern) und Chef 6 € (inkl. Compliance-Alerts, Dokumentenfristen-Verwaltung, Urlaubsrückstellung & Personalkostenquote) — pro Mitarbeiter und Monat, zzgl. 19% MwSt. Abgerechnet wird außerdem nur, wer im jeweiligen Monat tatsächlich Zeiten, Urlaub oder eine Krankmeldung erfasst hat, nicht jeder, der jemals im System war. Keine Einrichtungsgebühr, jederzeit kündbar.
Wie sicher sind unsere Daten?
Alle Daten liegen verschlüsselt auf Servern in Frankfurt (EU). Übertragung ausschließlich per TLS/HTTPS, Zugriff mandantengetrennt per Row-Level-Security. Einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO stellen wir jedem Kunden bereit.
Ist die Nutzung für unsere Mitarbeiter DSGVO-konform?
Jeder Mitarbeiter bestätigt die Nutzung seines Kanals aktiv per Opt-in – Zeitpunkt und Wortlaut der Einwilligung werden protokolliert und sind im Dashboard einsehbar.
Gibt es eine Mindestvertragslaufzeit?
Nein. Employlio ist monatlich kündbar, mit 14 Tagen Frist zum Monatsende – keine Vertragsbindung.
Funktioniert das auch für Mitarbeiter ohne Smartphone?
Ja. Über SMS funktioniert Employlio auf jedem Mobiltelefon, ganz ohne Smartphone oder Internetverbindung.
Bereit für Zeiterfassung ohne Reibung?
In wenigen Minuten eingerichtet – unverbindlich, ohne Vertragsbindung, ohne Zahlungsdaten.
Jetzt kostenlos testen