Arbeitszeiterfassung Pflicht: Ab wann gilt sie?

Kurz gesagt: Die Pflicht gilt bereits

Viele Betriebsinhaber warten noch auf „das neue Gesetz“ zur Arbeitszeiterfassung. Rechtlich ist die Pflicht aber schon da. Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat am 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21) entschieden, dass Arbeitgeber in Deutschland verpflichtet sind, ein System einzuführen, mit dem die Arbeitszeit der Beschäftigten erfasst wird. Das BAG stützt diese Pflicht auf § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und legt sie im Licht des EU-Rechts aus.

Die Antwort auf „ab wann?“ lautet also: seit diesem Beschluss und ab dem ersten Mitarbeiter. Eine Mindestgröße des Betriebs gibt es nicht.

Wie es dazu kam: EuGH und BAG

Ausgangspunkt war das sogenannte „Stechuhr-Urteil“ des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (C-55/18). Danach müssen die EU-Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Messung der täglichen Arbeitszeit einzurichten. Hintergrund ist der Gesundheitsschutz: Nur wer die Arbeitszeit kennt, kann Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten kontrollieren.

Deutschland hat dieses Urteil bisher nicht in ein eigenes Gesetz umgesetzt. Das BAG hat 2022 aber klargestellt, dass sich die Pflicht schon aus dem bestehenden Arbeitsschutzgesetz ergibt. Erfasst werden müssen nach dem Beschluss Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich Überstunden.

Was genau verlangt wird und was (noch) nicht

Nach derzeitiger Rechtslage gilt:

• Alle Arbeitnehmer sind grundsätzlich betroffen, egal ob Vollzeit, Teilzeit oder Minijob. Für leitende Angestellte im Sinne des Arbeitszeitgesetzes gelten Besonderheiten.
• Keine Formvorschrift: Das Gesetz schreibt derzeit nicht vor, dass elektronisch erfasst werden muss. Auch Papier oder Tabellen können zulässig sein, solange die Erfassung zuverlässig und vollständig ist.
• Delegation ist möglich: Der Arbeitgeber muss nicht selbst jede Stechuhr bedienen. Er darf die Erfassung an die Mitarbeiter delegieren (Selbsterfassung, z. B. per App oder Chat) oder an ein technisches System. Die Verantwortung, dass am Ende ein funktionierendes, verlässliches System existiert, bleibt aber beim Arbeitgeber.

Muss die Arbeitszeit minutengenau erfasst werden?

Das Wort „minutengenau” steht in keinem Gesetzestext. Verlangt wird nach dem BAG-Beschluss aber die Erfassung von Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit — und das heißt in der Praxis: der tatsächliche Zeitpunkt, nicht eine grob gerundete Schätzung am Ende der Woche. Wer systematisch auf die nächste halbe oder volle Stunde rundet, erfasst streng genommen nicht mehr den wirklichen Beginn und das wirkliche Ende, sondern eine Annäherung.

Praktisch relevant wird das vor allem in zwei Fällen: bei einer Überstundenstreitigkeit vor Gericht (wer die Beweislast für geleistete Stunden trägt, braucht belastbare Zeitstempel) und bei einer Mindestlohn-Prüfung durch den Zoll, wo § 17 MiLoG für Minijobber und bestimmte Branchen ohnehin feste Aufzeichnungsfristen vorschreibt. Eine automatische, zeitstempelbasierte Erfassung ist hier auf der sicheren Seite, weil sie den tatsächlichen Zeitpunkt festhält, statt ihn zu schätzen.

Wie Employlio dabei hilft

Employlio erfasst bei jedem „Start” und „Stop” per WhatsApp, SMS oder Telegram automatisch den exakten Zeitstempel der Nachricht — keine Rundung, keine nachträgliche Schätzung am Wochenende. Mitarbeiter erfassen ihre eigene Arbeitszeit selbst (die oben beschriebene Delegation), der Chef sieht alles zentral im Dashboard und kann es bei Bedarf korrigieren. Für den Streit- oder Prüfungsfall bleibt damit ein lückenloser, zeitstempelgenauer Nachweis erhalten, ganz ohne Stechuhr oder Excel-Tabelle.